Praca z dystansem
Tam gdzie były klamki, może już ich nie być. Automatyczne drzwi przesuwne mogą być znacznie częstsze niż obecnie. Zamiast guzików w windzie - głosowe komendy. Po dotarciu ma miejsce pracy może się okazać, że miejsca jest znacznie więcej niż było wcześniej. Wszędzie mniej przedmiotów, dodatków, ozdób, papierów, regałów.
A to tylko te zmiany, które widać. Mniej zauważalne w biurze post-koronawirusowym byłyby częstsze sprzątanie, powszechna obecność środków antybakteryjnych w tkaninach i materiałach, rozbudowane systemy wentylacyjne, a nawet zastosowanie lamp na światło ultrafioletowe zabijające drobnoustroje nocami.
Kierownicy patrzą na pracę zdalną łaskawszym okiem
Wiele spodziewanych zmian w projektowaniu i organizowaniu biur to tak naprawdę tylko przyspieszenie procesów, zauważalnych na długo przed pandemią. Dotyczy to zwłaszcza zmniejszania zagęszczenia pracowników w biurach i przesuwania osób, których obecność nie jest niezbędna do pracy w domu (1). Telepraca rozwijała się od dawna. Teraz nastąpi prawdopodobnie zmiana ilościowa i wszyscy ci, którzy bez szkody dla działania firm mogą wykonywać swoją pracę w domu, będą nie tyle tolerowani, jak bywało dotychczas, ile wręcz zachęcani do pracy zdalnej.
Według opublikowanego w kwietniu 2020 r. raportu badawczego MIT, 34 proc. Amerykanów, którzy wcześniej dojeżdżali do pracy, podaje, że w pierwszym tygodniu kwietnia pracowali w domu z powodu epidemii koronawirusa (zobacz także: Czas wirusa - czasem szpiega).
Z innej publikacji, autorstwa badaczy z Uniwersytetu w Chicago, wynika, że liczba ta to w sensie bardziej ogólnym odsetek pracowników biurowych, którzy z powodzeniem mogą pracować poza biurem. Jednak przed pandemią liczba osób regularnie pracujących zdalnie w USA pozostawała na jednocyfrowym przedziale procentowym. Około 4 proc. amerykańskiej siły roboczej pracowało w domu co najmniej przez połowę czasu wykonywania swoich zadań. Teraz te odsetki gwałtownie skoczyły do góry i uznaje się za prawdopodobne, że wielu Amerykanów, którzy w czasie pandemii pracowali w domu po raz pierwszy, będzie nadal pracować w taki sposób po jej zakończeniu.
"Kiedy już tego spróbowali, będą chcieli kontynuować," mówiła magazynowi "ox" Kate Lister, prezes firmy konsultingowej Global Workplace Analytics, która prowadziła badania na temat zmian form pracy w kierunku modelu zdalnego. Przewiduje ona, że za kilka lat 30 proc. ludzi w USA będzie pracować w domu przez wiele dni w tygodniu. Lister dodała, że istnieje duże zapotrzebowanie ze strony pracowników na większą elastyczność w łączeniu pracy z życiem prywatnym. Zaś z drugiej strony koronawirus sprawił, że ich pracodawcy widzą to w lepszym świetle, zwłaszcza, że sami musieli pracować w domu w ostatnich miesiącach. Sceptycyzm ze strony kadry zarządzającej wobec takich form pracy znacznie się zmniejszył.
Oczywiście chodzi o coś więcej niż to, czego chcą pracodawcy i pracownicy. Skutki ekonomiczne pandemii prawdopodobnie zmuszą wielu pracodawców do obniżania kosztów. Wynajem powierzchni biurowych zawsze należał do poważnych pozycji na ich liście. Umożliwienie pracownikom pracy w domu jest rozwiązaniem mniej bolesnym niż zwolnienia. Ponadto konieczność pracy w domu spowodowana przez pandemię spowodowała również, że wielu pracodawców i pracowników zainwestowało, niebagatelne niekiedy sumy, w nowe technologie, takie jak choćby abonamenty na serwisy wideokonferencyjne, a także w nowy sprzęt.
Oczywiście korporacje dla których praca zdalna, mobilne i rozproszone zespoły to nie pierwszyzna, co dotyczy zwłaszcza sektora hi-tech, np. firm informatycznych, poradziły sobie znacznie lepiej z nowymi wyzwaniami, bo w gruncie rzeczy od dawna pracowały w modelu, który inne firmy musiały dopiero przyswoić i oswoić z powodu pandemii.
Zasada sześciu stóp
Nie wszystkich jednak da się przenieść do domu. Typowa dla współczesnego, rozwiniętego świata, praca w biurze zapewne będzie wciąż potrzebna. Jak wspominaliśmy na początku koronawirusowy kryzys bez wątpienia zmieni silnie wygląd i organizację biur i pracy w biurach.
Przede wszystkim zakwestionowany zostanie jeszcze silniej niż dotychczas (dotychczas kwestionowali go głównie niezadowoleni pracownicy) model tzw. open space (2), czyli biura, którym w jednym pomieszczeniu pracuje, czasem w dużym zagęszczeniu, wiele osób. Ścianki działowe, które często spotyka się w takim zagospodarowaniu biurowej przestrzeni, to z punktu widzenia postulatów izolacji, zdecydowanie zbyt mało. Być może wymogi zachowania odległości w konfrontacji ograniczoną powierzchnią doprowadzą do zmian w godzinach pracy i zasadach dopuszczania określonej liczby ludzi do pomieszczeń.
Trudno sobie wyobrazić, by firmy z tego, ekonomicznego z ich punktu widzenia, pomysłu łatwo rezygnowały. Może tylko zamiast ustawiać biurka naprzeciwko siebie lub tuż obok siebie, będą próbowały rozmieszczać pracowników plecami do siebie, rozstawiać biurka w większych odległościach. Sale konferencyjne będą miały zapewne mniej krzeseł, podobnie inne pomieszczenia, w których gromadzili się ludzie.
By pogodzić różne sprzeczne wymogi a nawet przepisy, być może będą chciały wynajmować nawet większe powierzchnie niż dotychczas, co doprowadziłoby do boomu na rynku nieruchomości komercyjnych. Kto wie? Tymczasem pojawiają się całościowe koncepcje rozwiązania problemu tzw. dystansu społecznego w biurach.
Należy do nich system opracowany przez firmę Cushman & Wakefield, świadczącą usługi w zakresie projektowania i zagospodarowywania nieruchomości komercyjnych. Nazywa to koncepcją "sześciostopowego biura" (od ang. "6 Feet Office"). Sześć stóp to dokładnie 1,83 metra, ale zaokrąglając można przyjąć, że standard ten jest zgodny z zasadą dwóch metrów propagowaną u nas w trakcie pandemii. Specjaliści z Cushman & Wakefield opracowali kompleksowy system zachowania tego dystansu w różnych sytuacjach i aspektach organizacji pracy biura (3).
Poza reorganizacją, przemeblowaniem i przeszkoleniem ludzi co do nowych reguł, w biurach mogą pojawić się różnego rodzaju nowe rozwiązania czysto techniczne. np. oparta na sztucznej inteligencji i interfejsie głosowym Amazon Alexa for Business (4), która potrafi wyeliminować konieczność fizycznego naciskania różnego rodzaju przycisków lub dotykania newralgicznych powierzchni na terenie biura. Jak wyjaśnił w "Vox" Bret Kinsella, założyciel i dyrektor generalny publikacji Voicebot.ai poświęconej technologii głosowej, "Technologia głosowa stosowana jest już w magazynach, ale w zastosowaniach biurowych wykorzystywana była dotychczas w niewielkim stopniu. To się całkowicie zmieni".
Oczywiście można sobie wyobrazić biuro całkowicie wirtualne, bez fizycznej reprezentacji i miejsca w jakimkolwiek budynku ze szkła, stali i cementu. Jednak wielu doświadczonych specjalistów uważa, że trudno im sobie wyobrazić efektywną i kreatywną pracę zespołów ludzkich, które nie spotykają się twarzą w twarz w celu wspólnej pracy. Epoka "pokoronawirusowa" pokaże, czy mają rację, czy tylko zbyt małą wyobraźnię.
1. Szybkie skanowanie na 6 stóp: Krótkotrwała, ale dokładna analiza dotychczasowego środowiska pracy w zakresie bezpieczeństwa wirusowego również pod kątem wszelkich możliwych ulepszeń.
2. Zasady 6 stóp: Zestaw prostych i jasnych, dających się wprowadzić w życie uzgodnień i zasad postępowania, które na pierwszym miejscu stawiają bezpieczeństwo wszystkich w zespole.
3. Organizacja ruchu na 6 stóp: Wizualnie wyświetlana i wyjątkowa dla każdego biura sieć tras, zapewniająca całkowite bezpieczeństwo przepływów ruchu.
4. Stanowisko pracy zgodne z zasadą 6-ciu stóp: Zaadaptowane i w pełni wyposażone stanowisko pracy, przy którym użytkownik może pracować bezpiecznie.
5. Wyposażenie biurowe zgodne z zasadą 6 stóp: Przeszkolony pracownik, który doradza i w sposób operacyjny zapewnia optymalnie funkcjonujące i bezpieczne korzystanie z wyposażenia biurowego.
6. Certyfikat 6 stóp: Certyfikat stwierdzający, że w biurze zostały podjęte działania w celu wdrożenia bezpiecznego wirusologicznie środowiska pracy.
Mirosław Usidus
